Mejora continua en gestión del transporte

Las organizaciones de transporte modernas necesitan técnicas de gestión tanto más evolucionadas cuanto mayor es su tamaño y el ámbito del negocio. Los gestores necesitan normalizar las actividades, delegar funciones y tener criterios de organización y mecanismos de corrección. Han de fundamentar la toma de decisiones en los datos e información y no tanto en las opiniones, en la intuición, en el sentido común o en la experiencia.

Además, como toda actividad empresarial, el transporte por carretera tiene repercusiones medioambientales. Su imagen de marca, el camión, tiene una connotación de peligro, de contaminación, de intrusión visual y de ruido, entre otras molestias. El hecho de que la sociedad rechace cada vez más las actividades poco respetuosas con el medio ambiente, así como el aumento de la presión legislativa sobre el sector, impulsa a muchas organizaciones de transportes a considerar la gestión medioambiental de sus actividades como un elemento más en su estrategia de mercado.

Las normas ISO proporcionan un conjunto de indicaciones genéricas para facilitar el diseño, la implantación y el control de un Sistema de Gestión certificable y obligan a que la organización que desee certificarse tenga que desarrollar un conjunto de documentos, con objeto de describir de forma precisa el planteamiento y los resultados del funcionamiento real del sistema implantado.

Constituyen una herramienta para garantizar el cumplimiento de unos requisitos y el control de las actividades, de manera que cuando se superan los límites establecidos el propio sistema lo identifica. Esta herramienta resulta más potente si al Sistema de Gestión se incorporan (además de los requisitos de los clientes) todas las actividades que aseguran el cumplimiento de los requisitos de todas las partes interesadas (procesos estratégicos, de gestión económico-financiera, de cumplimiento de requisitos medioambientales o de gestión de recursos humanos, por ejemplo), aunque no sean exigencia explícita de la ISO.

Durante mucho tiempo, en el transporte y en otros sectores, el “sello” (término muy habitual para referirse a los certificados) se ha considerado como una moda, como una imposición de la clientela o como una herramienta básicamente publicitaria. Así, gran número de organizaciones de transporte han conseguido la certificación en plazos “sorprendentes”, pero no han aprovechado la implantación para, por ejemplo, revisar los aspectos de la actividad que son más relevantes para los clientes o para iniciar una sistemática de mejora continua.

Muchas de estas organizaciones perciben su Sistema de Gestión como burocrático, generador de gastos,… y acaban valorándolo como una pérdida de tiempo. Han hecho más énfasis en el control del propio sistema que en proporcionar herramientas eficaces para facilitar la toma de decisiones dirigidas a mejorar el funcionamiento de la organización.

La implantación de un Sistema de Gestión no debería tener como objetivo fundamental la certificación (que es sólo la confirmación por tercera parte de que la organización cuenta con un sistema desarrollado adecuadamente). Debería ser el resultado de una decisión tomada para mejorar el desempeño de la organización y estar basado en la planificación de actuaciones a corto, medio y largo plazo. La aplicación de las normas, los modelos o las herramientas de gestión no debería ser artificialmente simple, como tampoco resulta útil tener grandes ideas y mantener discusiones sin pensar en su viabilidad práctica. Ha de ser, por encima de todo, realista.

Esta situación constituye el punto de partida de un trabajo que pretende aportar una gran variedad de recursos relacionados con al mejora continua de la gestión. Estructurado en 6 capítulos y 35 documentos anexos, para facilitar dos niveles de lectura, incluye un amplio abanico de ejemplos recopilados de diversas organizaciones de transporte de mercancías por carretera. Los capítulos 1 y 2 constituyen sendas guías para la implantación de Sistemas de Gestión según ISO 9001 e ISO 14001 respectivamente. Los otros cuatro proporcionan una potente ayuda (dirigida específicamente a empresas de transporte) para las personas implicados en el diseño de las mejoras y los cambios en la gestión de sus organizaciones.

La Dirección General de Transportes por Carretera, en el marco de acciones destinadas a fomentar el desarrollo de las medidas asociadas al plan PETRA (Plan Estratégico para el Sector del Transporte de Mercancías por Carretera), ha encargado a Fundación Cetmo la elaboración de este trabajo, con el objetivo de proporcionar un importante apoyo a la mejora de la calidad de servicio en el transporte por carretera: recopilando, actualizando, adaptando y difundiendo ampliamente recursos disponibles de forma dispersa en relación con el tema.

Aunque aquí presentamos un amplio conjunto de elementos de ayuda y facilitación para implantar y mejorar Sistemas de Gestión en organizaciones de transporte, este trabajo no puede sustituir a las normas ni a otras publicaciones relacionadas con el tema, sino que deberían ser usados conjuntamente. Tampoco puede evitar el esfuerzo de reflexión y planificación que exige el reto de implantar un sistema de gestión eficaz y eficiente.

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